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高校畢業(yè)生檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：高校；畢業(yè)生；檔案管理

中圖分類號：G64 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點

1、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生個人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個人檔案指面向?qū)W生個體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡歷和家庭主要成員及社會關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績、學(xué)年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調(diào)查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個體的檔案，指學(xué)籍冊、招生花名冊、學(xué)生名冊，證書表冊，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學(xué)科和非學(xué)科獲獎情況登記表，增減生名冊，學(xué)籍變動系列名冊，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達標(biāo)登記表等。

2、學(xué)生檔案材料形成的時間多階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性或準(zhǔn)季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有長有短，形成的學(xué)生檔案材料也不一致。

3、學(xué)生檔案具有學(xué)生管理工作的重要特點。其目標(biāo)非常明確，對內(nèi)，便于加強對學(xué)生在校時學(xué)籍、業(yè)績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務(wù)于社會，為社會人才系統(tǒng)注入文字信息。

二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

（一）畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。

（二）檔案管理不規(guī)范

檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導(dǎo)員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對策

（一）提高對畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高畢業(yè)生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強自身學(xué)習(xí)，提高建（管）檔人員素質(zhì)。新時期學(xué)生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時保管。

（二）加強對畢業(yè)生檔案的科學(xué)規(guī)范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學(xué)院有關(guān)文件精神，結(jié)合本校實際制定相應(yīng)的制度，全面收集學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料。

三是要實行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學(xué)、規(guī)范的管理。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

采用先進的信息化手段加強畢業(yè)生檔案管理，建立畢業(yè)生電子檔案庫，實行畢業(yè)生檔案網(wǎng)上查詢，提高管理效率和水平。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，建立畢業(yè)生網(wǎng)站、QQ群等，將不屬于個人隱私的檔案內(nèi)容上網(wǎng)，對需要保密檔案文件信息進行加密處理，對允許閱讀的用戶，當(dāng)身份鑒別確認后方可進行解密處理讀出相應(yīng)的數(shù)據(jù)。用人單位可以通過上網(wǎng)查詢并利用，實行異地信息、檔案的交流、查詢，減少畢業(yè)生在學(xué)校、工作單位、人才市場多次往返奔跑，使畢業(yè)生檔案管理更加規(guī)范、有序、方便。

高校畢業(yè)生檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：高校 畢業(yè)生 人事 檔案 管理

隨著科學(xué)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，如何提高高等學(xué)校檔案管理水平，更好地適應(yīng)新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務(wù)，也對畢業(yè)生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄。準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛運用，對高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應(yīng)現(xiàn)實檔案工作的發(fā)展要求，因此，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”

高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學(xué)校都要求學(xué)生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過問自己的檔案，畢業(yè)后，檔案在什么地方？是在學(xué)校、還是在生源地的人才服務(wù)機構(gòu)？學(xué)生從不關(guān)心。檔案里都應(yīng)該放入哪些材料，自己手里應(yīng)該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。

（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”

隨著高校畢業(yè)生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業(yè)生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業(yè)生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業(yè)，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導(dǎo)致高校畢業(yè)生的檔案存放出現(xiàn)了“五花八門”的現(xiàn)象，有的一直存放在學(xué)校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經(jīng)打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰(zhàn)”。

（三）一切以就業(yè)為先，檔案后續(xù)材料“零充實”

由于考錄的公務(wù)員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規(guī)范化、制度化，只重視畢業(yè)證和個人能力而不重視個人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當(dāng)困難，致使在外打工的高校畢業(yè)生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經(jīng)歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經(jīng)歷歷史記錄的缺失。

二、加強高校畢業(yè)生人事檔案管理的措施

（一）科學(xué)完善檔案的內(nèi)容

高校要根據(jù)本校學(xué)生畢業(yè)時間，安排時間統(tǒng)一對畢業(yè)生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學(xué)生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學(xué)文化素質(zhì)材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進行分類整理，達到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標(biāo)準(zhǔn)。同時，要把好學(xué)生檔案的最后審核關(guān)，審查檔案材料是否缺項，學(xué)籍材料是否加蓋教務(wù)處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學(xué)生工作處(部)或團委、學(xué)院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實可靠，既要保證學(xué)生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準(zhǔn)確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學(xué)生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過程中的作用。依據(jù)學(xué)生檔案積累的內(nèi)容，將學(xué)籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學(xué)生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學(xué)生在新的就業(yè)形勢下公平競爭，自立擇業(yè)。

（二）實施檔案電子化

目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學(xué)階段的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已形成，但入學(xué)后的大學(xué)階段檔案卻大多是紙質(zhì)檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理手段必須充分利用計算機技術(shù)，學(xué)習(xí)和借鑒國外檔案管理的先進技術(shù)，運用Visual Basic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計、查詢、預(yù)覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

（三）強化檔案管理的服務(wù)意識

高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務(wù)體系。通過不斷強化服務(wù)意識，拓寬信息資源的服務(wù)領(lǐng)域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創(chuàng)建起社會化服務(wù)體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設(shè)市場化服務(wù)體系，才能更好地實現(xiàn)檔案信息的應(yīng)有價值。與此同時，還要加強檔案機構(gòu)體系的合理設(shè)置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業(yè)素質(zhì)的現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才隊伍，管理好和應(yīng)用好高校畢業(yè)生人事檔案，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務(wù)社會、服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經(jīng)濟建設(shè)中起到應(yīng)有的作用。

三、總結(jié)

總而言之，人事檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業(yè)生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務(wù)于畢業(yè)生的就業(yè)。

參考文獻：

[1]王兆宇.高校畢業(yè)生人事檔案管理存在問題及對策探究[J].學(xué)理論，2011，(12).

高校畢業(yè)生檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號：G647.24　文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1673－2111(2008)10－072－03

作者：宗青，湖南財經(jīng)高等專科學(xué)校講師；湖南，長沙，410079

學(xué)籍檔案，對于即將走向社會的畢業(yè)生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學(xué)生成長經(jīng)歷，思想品德、學(xué)習(xí)成績、個人特長及身理心理健康狀態(tài)等信息。是反映學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。準(zhǔn)確齊全、完整規(guī)范的學(xué)籍檔案，既是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學(xué)生畢業(yè)時用人單位招聘人才提供重要依據(jù)，而且在畢業(yè)生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發(fā)揮重要憑證作用。所以規(guī)范高校學(xué)籍檔案、建全管理制度是前提。

一、學(xué)籍檔案的特點

學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案管理工作的重要組成部分，是學(xué)校對學(xué)生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區(qū)別。

(一)、學(xué)籍檔案形成的周期性

學(xué)生在校的活動形成了學(xué)生檔案，學(xué)生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規(guī)定跨年度的文件，除年度計劃、總結(jié)等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內(nèi)文件形成時間不受年度約束；教學(xué)檔案整理則要求，以一個學(xué)年度為單位進行歸檔。而學(xué)生學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業(yè)生的學(xué)籍形成周期是從學(xué)生入校起至畢業(yè)為止四年的連續(xù)記錄，因此學(xué)籍檔案形成是有它自身的周期性。

(二)、學(xué)籍檔案內(nèi)容的廣泛性

學(xué)籍檔案的內(nèi)容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學(xué)生的個人情況，而且反映了院(系)常規(guī)教學(xué)和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內(nèi)容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內(nèi)容不允許組在一個案卷中，而學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生在校四年各門課程的學(xué)業(yè)成績、獎懲情況、學(xué)籍變動情況、畢業(yè)資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。

(三)、學(xué)籍檔案電子文件與紙質(zhì)文件的共存性

院(系)學(xué)籍檔案的管理通常采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調(diào)閱所需的內(nèi)容，大大提高了學(xué)籍工作的管理效率，檢索速度和查準(zhǔn)率。

二、目前高校學(xué)籍檔案管理的狀況

學(xué)籍檔案作為學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長歷程。然而，不少高校的學(xué)籍檔案管理手段還相當(dāng)滯后，很難適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

(一)、原始學(xué)籍檔案的信息數(shù)據(jù)不完整，整理不規(guī)范。

學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級的班主任老師負責(zé)填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄、少目現(xiàn)象，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準(zhǔn)確：容易造成同名同姓學(xué)生的檔案混亂；給畢業(yè)生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學(xué)籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，有的沒有制作相應(yīng)的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準(zhǔn)率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。

(二)、檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實反映學(xué)生綜合素質(zhì)。

集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調(diào)一致，缺泛個性特點。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會活動能力，組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

(三)、檔案使用效率低，轉(zhuǎn)遞較為混亂。

一方面雖然絕大部分高校學(xué)生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過程中，難免會造成檔案遺失現(xiàn)象

(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)進行開發(fā)利用的程度很有限。主要表現(xiàn)在國家實施電子注冊制度之前相關(guān)的學(xué)籍檔案管理，屬非公開上網(wǎng)范圍，但實際操作起來有諸多的困難：

其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，涉及學(xué)籍檔案管理材料的管理潛在著不規(guī)范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經(jīng)手的人眾多，書寫難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復(fù)，表格規(guī)格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。

其二，紙質(zhì)與磁性介質(zhì)材料的收集脫節(jié)。辦公自動化的條件下，教學(xué)部門定期對在校學(xué)生成績進行計算機著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整的紙質(zhì)材料移交給檔案部門，由于受到技術(shù)維護、保密措施、病毒預(yù)防等因素的制約，歷時幾年后與紙質(zhì)材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現(xiàn)代化管理的進程。

三、網(wǎng)絡(luò)招生對學(xué)籍檔案的影響

目前高校遠程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生的紙質(zhì)檔案的管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面：

一是考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標(biāo)表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。

二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內(nèi)容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

三是被錄取考生紙質(zhì)檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過去，開學(xué)后全部學(xué)生檔案都能到齊，便于對考生進行復(fù)查。實行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)變成多途徑，有的是考生自己帶到學(xué)校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學(xué)生電子檔案光盤到高校了事，給高校學(xué)生學(xué)籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。

四、規(guī)范學(xué)籍檔案管理的對策與措施

高校學(xué)籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴大、專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的增加，原來的學(xué)籍管理體系已不能適應(yīng)高校發(fā)展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料管理系統(tǒng)，以便快捷地錄入、統(tǒng)計、查詢、檢索學(xué)生的各類信息，及時了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，使不同校區(qū)、系部的分級管理達到資源共享，協(xié)同管理，實現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。筆者認為學(xué)籍檔案的管理機制應(yīng)根據(jù)高教改革的發(fā)展趨勢和高校學(xué)籍檔案管理的需要，對學(xué)籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規(guī)范：

(一)、加強對學(xué)籍檔案的基本管理。

1、增強檔案意識，健全規(guī)章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學(xué)籍檔案工作的重要保證。可采取編制《檔案法學(xué)習(xí)材料》組織全校師生學(xué)習(xí)，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制。

2、抓好各個環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理。從學(xué)生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統(tǒng)一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉(zhuǎn)遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。

3、采取計算機檢索，提高利用率。學(xué)校檔案室應(yīng)購置專業(yè)的檔案管理軟件將學(xué)籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學(xué)籍檔案，以提高檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率。并可采取以下構(gòu)想：

(1)網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。根據(jù)當(dāng)前高校學(xué)籍檔案信息管理的發(fā)展趨勢，以及本校跨校區(qū)延伸管理和二級學(xué)院分級管理的實際情況，可建立網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。它由學(xué)籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統(tǒng)從學(xué)生入學(xué)、在校期間到畢業(yè)發(fā)證等全過程實現(xiàn)“一條龍”學(xué)籍檔案信息化管理。

(2)學(xué)籍信息管理模塊的構(gòu)想。學(xué)籍信息管理模塊不但可以批量錄入數(shù)據(jù)，而且可以從招生庫等其他數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入相關(guān)學(xué)生資料，按不同校區(qū)、系所、專業(yè)、學(xué)制編班編學(xué)號，建立全校學(xué)生的基本信息數(shù)據(jù)庫。可以根據(jù)不同條件快捷地查詢各年級、各專業(yè)的學(xué)生情況，并進行學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)等學(xué)籍異動管理。學(xué)生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)”的相關(guān)數(shù)據(jù)進行導(dǎo)入、導(dǎo)出處理。

(3)成績管理模塊的構(gòu)想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網(wǎng)絡(luò)版的成績庫，庫里有學(xué)號、姓名、分院、系所、培養(yǎng)層次、班級、專業(yè)等字段，可供查詢學(xué)業(yè)成績用。在滿足不同的條件下，可以統(tǒng)計不同年級、不同專業(yè)的學(xué)業(yè)成績、年級排名，各種數(shù)據(jù)報表的統(tǒng)計、制作、打印等。

(4)成績報送。各科考試完畢，相關(guān)教研室登陸校園網(wǎng)上的“學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)”，錄入學(xué)生成績并進行試題分析、打印學(xué)生成績頻數(shù)圖及成績冊，同時將考試成績從網(wǎng)上“提交”給學(xué)籍管理科，學(xué)籍管理科審核后，再將成績“提交”到學(xué)校學(xué)生總成績庫，有關(guān)人員即時可在校園網(wǎng)各終端機上查閱學(xué)生的考試成績。

(5)學(xué)籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區(qū)，二級學(xué)院、教研室及相關(guān)人員可以根據(jù)操作權(quán)限在校園網(wǎng)上查詢在校學(xué)生人數(shù)、學(xué)生的個人資料和各科成績；學(xué)生可以通過校園網(wǎng)查閱并校對自己的學(xué)籍資料，查詢各科學(xué)業(yè)成績；學(xué)生的在學(xué)成績單、學(xué)生證、考試證和學(xué)籍卡等可以打印出來；二級學(xué)院、政治輔導(dǎo)員可在校園網(wǎng)上查閱學(xué)生的補考、重修人數(shù)、考試成績、平均成績、打印學(xué)生成績冊等。學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以避免數(shù)據(jù)錄入過程的人為誤差，減少重復(fù)勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學(xué)管理系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)教學(xué)管理規(guī)范化、信息化和科學(xué)化。

(二)加強網(wǎng)上招生檔案的管理。

1、制定相關(guān)規(guī)定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質(zhì)檔案；被錄取的考生檔案中，應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案；被錄取考生的紙質(zhì)檔案一律由招生辦歸中管理。

2、保證考生檔案填寫內(nèi)容的真實性與檔案內(nèi)容的完整性。考生紙質(zhì)檔案歸檔項目要統(tǒng)一規(guī)范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應(yīng)歸入紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表、考試成績登記表、學(xué)生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學(xué)的考生檔案還應(yīng)包括其中工作期間的檔案材料。

3、各招辦應(yīng)承擔(dān)學(xué)生紙質(zhì)檔案寄發(fā)職責(zé)，確保考生檔案的安全性與及時性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。

4、各校應(yīng)盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質(zhì)檔案能及時準(zhǔn)確到位，沒有到位的考生紙質(zhì)檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。

(三)、加強檔案干部隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)。

高校畢業(yè)生檔案管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生 就業(yè)檔案 原則 措施

注：本文系浙江傳媒學(xué)院校級立項課題“論如何利用高校檔案資源建立畢業(yè)生就業(yè)檔案”（項目編號：11JY004）的研究成果。

近年來，隨著高校的擴招，畢業(yè)生日益增多，高校畢業(yè)生就業(yè)問題成為社會關(guān)注的焦點。如何增強大學(xué)生就業(yè)能力，提高高校大學(xué)生就業(yè)率，建立系統(tǒng)完善的高校大學(xué)生就業(yè)檔案，準(zhǔn)確反映高校大學(xué)生就業(yè)動態(tài)，就成為時下高校應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點。高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是高校檔案資源庫中的一部分，建立完善的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案需要充分利用現(xiàn)有的高校檔案資源，充分發(fā)揮其在建立系統(tǒng)完善的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案中的作用。

一、目前高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的現(xiàn)狀

目前，高校中就業(yè)檔案并不完善，存在諸多問題，主要有以下幾方面：

1.高校就業(yè)檔案管理工作管理人員專業(yè)化水平不高，主要體現(xiàn)在就業(yè)檔案意識薄弱、業(yè)務(wù)水平不高等方面

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個系統(tǒng)的工程，包括諸多環(huán)節(jié)。但目前高校中，大多沒有專業(yè)人員管理畢業(yè)生就業(yè)檔案，就業(yè)檔案的管理基本由學(xué)生工作辦公室的輔導(dǎo)員。在畢業(yè)生就業(yè)方面，輔導(dǎo)員往往只關(guān)注就業(yè)率，缺乏建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的意識，認為畢業(yè)生已走上工作崗位，建立就業(yè)檔案的意義不大。另外，輔導(dǎo)員本身還兼有其他方面的工作，由于時間和精力有限，所以很難做到建立系統(tǒng)完善的畢業(yè)生就業(yè)檔案。在有些高校中，即便有專門人才管理畢業(yè)生就業(yè)檔案，但這些人員大多是中途轉(zhuǎn)行，沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，對畢業(yè)生就業(yè)檔案缺乏深刻認識，甚至將畢業(yè)生就業(yè)檔案僅僅理解為收集和保存，沒有充分認識到畢業(yè)生就業(yè)檔案的價值。

2.高校就業(yè)檔案管理制度建設(shè)不完善，利用率不高

目前，許多高校把教書育人和提高教學(xué)質(zhì)量作為一切工作的中心，忽視了畢業(yè)生就業(yè)檔案的管理。國家雖然出臺了《檔案法》等相關(guān)法律措施，但每個高校都有自身的情況，很難做到具體問題具體分析。高校中沒有系統(tǒng)的制度規(guī)定和指導(dǎo)建立畢業(yè)生就業(yè)檔案。多數(shù)高校的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理工作沒有有效的程序、規(guī)章制度和政策措施，使得畢業(yè)生檔案工作出現(xiàn)了許多問題。在目前大多數(shù)高校中，畢業(yè)生就業(yè)檔案分散于高校的各個二級學(xué)院乃至學(xué)生手中，尚無部門進行統(tǒng)一管理，這導(dǎo)致畢業(yè)生就業(yè)檔案的利用難度加大，利用率不高。

3.高校畢業(yè)生就業(yè)檔案缺乏系統(tǒng)性，畢業(yè)生檔案工作投入不足

目前，在大多數(shù)高校中，沒有一套完整統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，畢業(yè)生就業(yè)檔案的管理尚局限在傳統(tǒng)的、手工操作的實體管理模式。畢業(yè)生檔案管理人員只是簡單地將畢業(yè)生就業(yè)檔案裝袋歸檔，這給畢業(yè)生就業(yè)檔案的綜合開發(fā)利用帶來很大困難，限制了畢業(yè)生就業(yè)檔案整體水平的提高。另外，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案工作經(jīng)費等投入不足，導(dǎo)致了畢業(yè)生就業(yè)檔案管理體系陳舊、管理模式僵化，極大阻礙了和制約了畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化過程。

二、建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的原則

隨著高校畢業(yè)生的增多及畢業(yè)生就業(yè)難度的不斷加大，越來越多的高校意識到建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，畢業(yè)生就業(yè)檔案的建立應(yīng)遵循客觀公正、擇優(yōu)性與特征性相結(jié)合及民主參與性的原則。

1.客觀公正原則

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是高校記錄畢業(yè)生去向的重要材料，是高校檔案資源的重要組成部分，對高校的未來發(fā)展有著重要作用。目前，許多高校中畢業(yè)生就業(yè)檔案虛假化現(xiàn)象嚴(yán)重，主要表現(xiàn)在兩方面：高校為了提高就業(yè)率，故意編造畢業(yè)生就業(yè)檔案；有部分畢業(yè)生為了提高自身競爭力，凸顯就業(yè)優(yōu)勢，在檔案中填寫部分虛假信息，以次充好，這種情況嚴(yán)重阻礙了高校畢業(yè)生檔案建立。為此，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的建立應(yīng)客觀公正，高校應(yīng)從長遠角度著眼，全面理解畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，做到畢業(yè)生就業(yè)檔案的客觀真實，對畢業(yè)生的學(xué)習(xí)概況、在校綜合表現(xiàn)等做出全面評價，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教訓(xùn)，克服缺點，為以后的就業(yè)工作提供可靠依據(jù)。另外，高校應(yīng)加強對畢業(yè)生的教育及對檔案的監(jiān)管力度，做到畢業(yè)生就業(yè)檔案的準(zhǔn)確可靠。

2.擇優(yōu)性與特征性相結(jié)合的原則

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案對畢業(yè)生和高校的發(fā)展具有重要作用，在整理畢業(yè)生就業(yè)檔案過程中除了堅持客觀公正原則外，還要堅持擇優(yōu)性和特征性相結(jié)合的原則。畢業(yè)生就業(yè)檔案是對畢業(yè)生的鑒定和評價，是用人單位選拔人才的重要依據(jù)。一份好的畢業(yè)生就業(yè)檔案可促進大學(xué)生就業(yè)。所以，在建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的過程中，要始終貫徹擇優(yōu)性和特征性相結(jié)合的原則，除了記錄畢業(yè)生的姓名、性別、專業(yè)、畢業(yè)去向等基本信息外，還要全面準(zhǔn)確地體現(xiàn)出畢業(yè)生的特長、能力差異等個性特征，準(zhǔn)確反映出畢業(yè)生平時學(xué)業(yè)水平，在為用人單位提供依據(jù)的同時，進一步提升畢業(yè)生就業(yè)能力。

3.民主參與原則

高校畢業(yè)生是就業(yè)檔案的對象和主體，建立完整全面的畢業(yè)生就業(yè)檔案離不開畢業(yè)生本身的參與。在有些高校中，畢業(yè)生就業(yè)檔案完全是學(xué)校就業(yè)部門一方操作，忽視了畢業(yè)生在建立就業(yè)檔案中的作用，這種現(xiàn)象不利于提高高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。因此，要充分發(fā)揮畢業(yè)生本身的作用，使其參與就業(yè)檔案的建檔工作，參與對自己及同伴畢業(yè)生的評價，在看到自身成績的同時，也要通過和他人的比較發(fā)現(xiàn)自身的不足，學(xué)別人之長補自己之短，以便相互學(xué)習(xí)共同進步。這種民主參與的方式不但能真實反映畢業(yè)生的全貌，同時還能消除畢業(yè)生對檔案內(nèi)容的疑慮，充分體現(xiàn)了畢業(yè)生就業(yè)檔案的真實性和教育意義，提高了就業(yè)檔案在高校中的作用。

三、建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的措施

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個系統(tǒng)的工程，不僅需要硬件方面的條件，更需要高校在就業(yè)檔案管理隊伍、管理制度等方面的努力和提高。

1.建立專業(yè)化的就業(yè)檔案管理隊伍

專業(yè)化的就業(yè)檔案管理隊伍是高校檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)。首先，提高畢業(yè)生就業(yè)檔案工作人員的思想素質(zhì)。就業(yè)檔案管理人員要更新觀念，充分認識到畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，不斷增強事業(yè)心和責(zé)任感，認真對待檔案工作。其次，切實增強畢業(yè)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高就業(yè)檔案管理人員的職業(yè)道德，加強操作規(guī)范的培訓(xùn)，熟練掌握高校的相關(guān)就業(yè)檔案管理制度，明確就業(yè)檔案管理的要求。有計劃、分階段地對就業(yè)檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強其技能，不斷加強檔案隊伍管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強檔案管理工作的科學(xué)性。

2.制定規(guī)范科學(xué)的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度

制度是工作順利開展的保證，良好的管理制度可以提高工作效率，達到理想的工作效果。在建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的過程中，要制定規(guī)范科學(xué)的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度。高校檔案部門要遵照國家《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)定，制定一套切實可行、體現(xiàn)檔案工作專業(yè)性和科學(xué)性，符合實際的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度。在制定相關(guān)制度時要分工明確，杜絕籠統(tǒng)，責(zé)任不明情況的出現(xiàn)，要制定如畢業(yè)生就業(yè)檔案歸檔制度、數(shù)字檔案備份制度、文件保密制度等相關(guān)制度，明確畢業(yè)生材料的歸檔范圍和操作流程，在歸檔要求上，要對各項內(nèi)容記載清楚，最后要按規(guī)定權(quán)限簽字蓋章。做到制度保障畢業(yè)生就業(yè)檔案的合理運行，提升畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。

3.通過多種手段，實現(xiàn)高效畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化

高效畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化是時展的要求，更是高效檔案工作的要求。高效畢業(yè)生就業(yè)檔案要從傳統(tǒng)紙質(zhì)材料向網(wǎng)絡(luò)辦公轉(zhuǎn)化，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源建立完整、快捷和便利的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案。

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化不是要放棄傳統(tǒng)紙質(zhì)版材料，而是將紙質(zhì)版材料信息化和數(shù)字化，提高利用率。為達到這一目標(biāo)，高校滿足硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的要求。首先，要購置現(xiàn)代化的電腦設(shè)備、文字轉(zhuǎn)化器等，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對畢業(yè)生就業(yè)檔案進行加工、處理，然后通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，快速便捷存儲到網(wǎng)絡(luò)中。其次，要通過多種途徑，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案資源的內(nèi)部共享，可在檔案館內(nèi)開設(shè)多臺電腦，畢業(yè)生可憑借自身用戶名和密碼實現(xiàn)具體操作。此外，也可通過網(wǎng)絡(luò)在線等服務(wù)方式，為需求者提供相關(guān)電子資源信息，充分發(fā)揮畢業(yè)生就業(yè)檔案的優(yōu)勢，提高其利用率，提升高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。

在實現(xiàn)高校畢業(yè)生就業(yè)檔案信息化和數(shù)字化的過程中，要特別注意網(wǎng)絡(luò)信息安全問題。在開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)資源的同時，要加強對畢業(yè)生就業(yè)檔案電子檔案存儲等方面的保護，要及時更新相關(guān)硬件設(shè)施，定期進行備份，注意更新網(wǎng)絡(luò)防火墻等，確保畢業(yè)生電子檔案的安全。

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個系統(tǒng)的工程，完整的畢業(yè)生就業(yè)檔案將極大提升高校檔案管理水平，促進大學(xué)生就業(yè)。在未來的發(fā)展中，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案就會有更大地發(fā)展。

參考文獻：

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[3]牛函娟.《知識經(jīng)濟背景下高校檔案資源育人淺議》，科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011.19

高校畢業(yè)生檔案管理范文第5篇

通過對檔案管理知識的學(xué)習(xí)，進一步提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，樹立服務(wù)、安全意識，發(fā)揮固有優(yōu)勢，消除漏洞、彌補不足提高檔案管理水平。針對人員少業(yè)務(wù)量大，管理業(yè)務(wù)面廣的情況，在去年檔案分類分柜管理的基礎(chǔ)上，進一步規(guī)范檔案管理流程，完成了檔案室由四樓到三樓的搬遷工作，進行了重新整理規(guī)劃，從便于管理便于使用入手，將托管檔案進行了重新歸類，具體劃分為高校畢業(yè)生、人事、靈活就業(yè)三大類，將靈活就業(yè)人員、下崗失業(yè)人員、按40號文參保人員、企業(yè)參保人員統(tǒng)一歸到靈活就人員一大類。并對人員和工作業(yè)務(wù)進行了定崗定位，形成流水作業(yè)，強化互相監(jiān)督制約機制，杜絕管理及業(yè)務(wù)上的真空。通過一系列的規(guī)范管理使檔案管理工作又上新臺階。截止現(xiàn)在人力資源市場共計管理各類檔案14887份。其中高校畢業(yè)生檔案7137份，靈活就業(yè)人員檔案7226份，人事人員檔案524份。

1、窗口建設(shè)

股室人員在總結(jié)工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上再接再勵，積極參加政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，端正服務(wù)態(tài)度，提升隊伍素質(zhì)和服務(wù)水平，努力營造良好的工作氛圍，為廣大求職人員和用人單位提供了熱情、周到、優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)，同時，結(jié)合人力資源市場的工作內(nèi)容和年度目標(biāo)任務(wù)，補充修訂和完善了人力資源市場各個崗位的工作流程和工作規(guī)范，確保每項工作做到了程序化，規(guī)范化，真正把以制度管人，用制度管事落到了實處，全年工作效率有了很大的提高，業(yè)務(wù)誠信度更加深入人心，為區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展提供了必要的人才保障。

2、高校畢業(yè)生工作

今年高校畢業(yè)生報到注冊工作從7月底全面展開，我們先后分二次從__市人力資源市場接收高校畢業(yè)生檔案699份，積極為應(yīng)屆高校畢業(yè)生出具檔案接收證明，審核簽訂三方就業(yè)協(xié)議，出具以檔案為依據(jù)的相關(guān)證明，共計為171名大學(xué)生辦理了檔案接收轉(zhuǎn)移手續(xù)，為14名人員出具了相關(guān)證明，接待檔案查詢530多人次，接待畢業(yè)生咨詢1100人次左右。9月份按照__市人力資源和社會保障局《關(guān)于開展2015年高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)月活動的通知》（滄人社字〔2015〕412號）文件精神積極開展就業(yè)服務(wù)月活動工作，結(jié)合2015屆離校未就業(yè)高校畢業(yè)生實名信息數(shù)據(jù)核實通知精神，自9月初至11月對我縣2015年屆319名離校未就業(yè)高校畢業(yè)生實名數(shù)據(jù)信息進行登記核實。通過查詢戶籍，電話回訪核實、下鄉(xiāng)實地調(diào)查摸底，確實弄清了今年離校高校畢業(yè)生目前實際就業(yè)未就業(yè)情況。

3、人事業(yè)務(wù)

今年在做好原有高校畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級人事工作的同時進一步拓展人事工作范圍和服務(wù)對象。又將公安交警大隊、中醫(yī)院和縣醫(yī)院近幾年聘用人員人事工作納入人事工作范圍。招聘人員全部納入人事，對其人事關(guān)系和人事檔案實行集中管理、統(tǒng)一服務(wù)。目前共計辦理人事524份。下一步根據(jù)單位申請和工作安排逐步擴大聘用人員人事工作范圍，更好地服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位以及人事人員。

4、靈活就業(yè)、養(yǎng)老保險轉(zhuǎn)移接續(xù)工作