機關單位檔案規范化管理
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機關單位檔案規范化管理范文第1篇
基層單位是檔案管理工作的前線，也是我國發展檔案事業的基礎。同志在談到學習中國文化時指出應“古為今用”，這說明了檔案開發和利用的重要性?；鶎訂挝粰n案是歷史的沉淀，記載著單位發展的腳步，是與單位同步發展的無形資產。所謂“鑒往而知今”，重視檔案管理，重視檔案的開l利用，就是尊重歷史，就是懂得從歷史經驗中汲取營養，這是單位管理人員應有的智慧。在具體事務中，很多時候單位面臨著“口說無憑”的問題，不同的部門人員各執一詞，此時檔案就變成了裁決的依據。黨的十提出了五位一體總體布局，檔案工作與每一個布局都密切相關?；鶎訂挝粰n案具有客觀性、真實性、廣泛性，能為單位經營、管理、決策提供最原始的參考資料，幫助人們梳理事物發展脈絡，進而發現事物發展的基本規律，提高判斷的準確性和決策的科學性。
基層單位檔案管理的普遍性問題
在我國建設經濟強國、文化強國的時代背景下，傳統的檔案資源管理理念和管理模式已經無法適應時展的要求：（1）檔案管理意識不強。一些領導干部片面追求“GDP”，只求在任內做出政績，把時間和精力大多放在抓項目、抓資金、抓開發上，對包括檔案在內的文化事業過問不多，很少到檔案館考察工作，許多地方的檔案館門可羅雀，處在“坐冷板凳”的尷尬位置。（2）檔案管理模式落后。調查顯示，我國有近4000個各類檔案館，僅保存的紙質檔案就達4億卷件，其中能夠得到有效開發和利用的不足7%，主要原因就是檔案開發利用經費投入不足。一些基層單位仍使用手工收集、檢索資料，連基本的保管條件都難以保障，遠遠達不到“十防”要求，更別說引進先進技術，運用計算機及網絡技術管理檔案了。（3）檔案人員素質不夠。受體制、投入等多種因素的影響，很多基層單位檔案管理人員未經過專業的檔案知識培訓，或者身兼數職，對館藏資料難以做到心中有數，其技能僅僅是“守好攤”、不丟失、不泄密，滿足整理、歸檔、檢索等一般性要求。
基層單位檔案管理的規范化途徑
增強檔案管理意識，完善檔案管理制度。同志指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。所以，基層單位必須增強檔案管理意識，加強組織領導，為檔案管理部門添置現代化的辦公設備，提供相匹配的工作條件，指派專門的人員負責檔案管理工作。檔案管理及其開發利用應被納入對領導的考核指標之中，使單位的檔案管理工作實現規范化發展。檔案管理部門應當根據自身的工作內容、工作流程等建章立制，包括《檔案保管制度》、《材料歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等各項規章制度，對檔案資料的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、借閱、傳閱、利用、銷毀、交接等進行明確規范，確保檔案管理的嚴肅性和條理性。并且建立檔案管理崗位責任制、考核獎懲方案以及具體的考核指標體系，以落實檔案管理制度，提高檔案管理效率。
創新管理手段和方法，實現信息化管理。檔案資源是一種重要的生產力，檔案管理部門應根據自身定位，從廣度、質量、特色入手，加大資料收集力度，做好鑒定工作，并且創新檔案管理思想、手段和方法，加強對館藏資料的優化，做好館藏資料的系統整理和有序排列，按照歷史脈絡分類組卷，做到一目了然，保證方便查閱，力求做到標準化、規范化、有序化。檔案管理人員應充分運用信息化技術，對檔案資源進行數據化改造，實現多媒體存儲和海量存儲，并加強對工作流程的電子化改造，在檔案整編、檢索、統計及借閱等方面應用計算機技術，加強機讀數據庫建設，建立健全檔案全文數據庫和多媒體數據庫，實現檔案管理工作的自動化，提高檔案管理的效率和水平。
機關單位檔案規范化管理范文第2篇
1 明確機關檔案管理的重點，將管理工作落實到位
1.1 及時歸檔
對機關檔案進行管理的目的，是要提升檔案信息的利用率，將各類信息的價值充分的發揮出來。因此，檔案信息的完整性就特別重要，而及時歸檔是確保檔案信息完整的前提。在機關單位的日常工作中，會形成到大量的檔案資料，檔案管理者所要做的就是要在第一時間內將這些檔案歸置好，并確保歸檔時沒有信息遺漏。同時，已經歸檔的資源信息應該是處于動態管理狀態的，并非歸檔后就處于靜止狀態，否則檔案的作用就無法被凸顯突出來，檔案管理也不具有實際意義。
1.2 及時整理
由于機關檔案的類型多、數量多，且各檔案會經常調用，因此，檔案的整理需要花費較多的時間和精力。如果在對檔案進行整理時，整理人員的專業知識不足，整理過程不夠細致，就可能會導致檔案缺失或者檔案信息不完整，使得檔案管理不夠規范。因此，機關檔案管理人員應及時整理檔案，如果發現有檔案的信息不完整，應及時將其補充完整；如果發現有檔案缺失，則應立即上報相關單位，補齊文件。比如，管理人員在整理檔案時，應將案宗封面的信息，用統一的寫字工具填寫完整，并備注好整理時間。在整理完以后，要在電子檔案系統中進行同步整理，確保電子檔案系統中的信息與實際的檔案信息相符，便于使用者對檔案進行檢索，從而提高檔案信息的利用率。
2 提升機關檔案的服務質量，確保檔案管理的安全
2.1 提升服務質量
機關檔案存檔以后，由于某些單位可能會查閱或借閱相關檔案，因此需要加強對這一環節的管理，提升服務質量，促進檔案管理的規范化。首先，要建立完善的審核機制，查閱或者借閱者需要填寫相關的申請表，并由其所在部門領導和檔案管理負責人審批，審批同意后，才能將相關檔案調出，供其查閱或者借閱。其次，制定嚴格的登記管理制度，并設計登記表，表中要包括姓名、所在單位或部門、借查日期、檔案名、編號、借查用途等信息。借查者要將用途一欄填寫清楚，避免其對檔案信息造成破壞，導致檔案信息不完整或缺失。通過登記表對借查檔案進行管理，能夠使機關檔案管理工作更加細致化。第三，在借查者使用完檔案后，要對其進行跟蹤反饋，在其歸還檔案時，要完成簽收程序，并在反饋表上對檔案的利用效果進行反饋，并給出自己的使用意見，以便管理者對其進行跟蹤服務。此外，檔案管理人員還可通過電話回訪、網絡回訪等方式，提升其服務質量，從而使檔案信息能夠得到充分的利用。
2.2 做好安全管理
在對機關檔案進行管理時，要對管理室中的各種設備進行安全排查。如果在排查中發現有設施存在問題，可能引發安全事故，應第一時間采取措施消除安全隱患，避免對檔案造成破壞。比如，管理室中的用電設備是否安全，線路是否穩定，如果線路出現故障，可能會使設備燒壞，引發火災，從而對檔案造成巨大的破壞。因此，在排查時要消除這種隱患，否則就會帶來不可估量的損失。同時，要安排專門的人員對機關檔案進行管理，對于檔案的借閱、查閱、回收等工作，要盡可能的做到細致化，從而確保檔案信息的安全。
2.3 提升管理員素質
機關單位檔案規范化管理范文第3篇
一、全年工作
（一）特色工作
1、印發××檔（20__）13號《關于收集反映60周年暨××市建市70周年歷史檔案資料的通知》。深入到各區、縣及市級近30個單位收集反映60周年暨××市建市70周年歷史檔案圖片資料700余張。
2、為慶?！痢潦袡n案館成立50周年，主辦了《蘭臺之歌》主題文藝晚會，編輯出版了《傳承歷史服務現實——××市檔案事業發展五十周年回顧》畫冊。
3、與市科技情報所籌備，利用檔案載體立項，加快我市檔案館館藏檔案數字信息化進程。
（二）日常工作
1、20__年全年共搶救檔案1880卷，167331張，完成目標任務的47，檔案著錄1982條，完成目標任務的49.5。
2、按照省下達的檔案工作規范化管理目標任務，年初以××檔［20__］28號文制定下發了《關于對納入20__年檔案工作規范化管理達標晉升和復查單位進行驗收的通知》，對20__年納入市、區、縣檔案工作規范化管理及復查的檔案館、機關、事業、企業、科技事業單位進行了安排部署，明確了驗收、復查的時間。20__年全年，全市共完成5個單位檔案工作規范化管理達到省級標準。其中××電業局、××市精神中心（市五醫院）為省一級，市委辦、××電業局沿灘供電局為省二級，市畜牧局為省三級。
3、為全面推進依法行政工作，以××檔（20__）26號印發了《××市檔案局全面推進依法行政總體規劃》。對金融、保險、證券、郵電行業的15個單位開展了專項檔案行政執法檢查，糾正了一些檔案違法行為。深入××井、富順開展檔案“兩個體系”建設和家庭檔案建設工作的調研。
4、為加快社會主義新農村建設，加強對民生檔案的監督、指導，我局以××檔20__25號文印發《××市社會主義新農村建設檔案管理暫行辦法（試行）》及市、縣（區）、鎮（鄉）、行政村社會主義新農村建設文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，下發縣（區）檔案局執行。
5、為紀念建市70周年，我局××20__年初接到編寫《因鹽設市紀錄》一書任務后，工作人員夜以繼日的工作，20__年3月底完成初稿，經修訂、校對，一本45萬余字的《因鹽設市紀錄》一書已交付出版單位正式出版。
6、黨務、黨建、黨風廉政建設、行政效能、社會維穩，做到領導重視，機構健全，年初有工作計劃，工作有記錄，未發生安全事故，無違法、違紀行為發生。
7、積極全面落實科學發展觀各項工作，深入社區、企業、農村開展調研，尋找檔案工作如何為社區、企業、農村服務的切入點。
8、草擬、論證、修改了《××市家庭檔案管理辦法》、《××市中介組織檔案管理辦法》2個規章。與相關部門協調籌備××市民營企業檔案工作會議，并草擬了相關材料。
9、××省重點檔案搶救川南片區現場交流會3月在××圓滿召開，接待與會代表100余人，得到省檔案局的表揚。
10、××省經科檔案工作協作組第四組檔案學術暨經驗交流會于20__年4月22——23日在××順利召開，交流學術論文13篇，接待與會代表70余人。
11、安全保管館藏檔案、資料36萬卷、件。安全檢查2312卷，提供修復檔案1087卷，接收進館檔案548卷，資料96本，整理資料1016本，完成了建市70周年三本書涉及檔案解密及相關單本文位協調解密工作。
12、接收原市體改辦檔案文書、財會等檔案1200卷，接待查閱咨詢利用者60余人次，收集現行文件120余份，上傳40余份現行文件到××市檔案局網站。
13、積極參與落實市紡織廠等4戶國有企業政策性破產檔案處置工作。
14、完成××市檔案館愛國主義 教育基地參觀接待任務，共接待參觀者400余人。
15、完成建市七十周年大型圖片展承辦、制作的前期準備工作。
16、規范整理檀木林賓館和××市勞教所等單位的檔案近20__0件。
二、存在問題
1、個別單位及個別領導對檔案工作重視不夠，認識上存在差距。致使出現檔案不齊全、完整和規范。
2、檔案工作人員不足且多為兼職，年齡偏大，知識面窄，不適應檔案工作信息化要求，工作開展有一定難度。
三、下半年工作打算
1、圍繞市委、市政府的中心工作和“××省20__年度檔案工作目標管理責任書”，逐條檢查，確保我局全面完成省、市目標任務。
2、根據××省發展和改革委員會、××省檔案局聯合印發的川發改投資（20__）482號文件《關于編制縣級綜合檔案館建設規劃的通知》要求，全面、準確、完整、及時的編制我市區、縣檔案館庫建設規劃和上報審批工作。
機關單位檔案規范化管理范文第4篇
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。200*年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，200*年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，20*年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
200*年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，200*年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；200*年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。200*年*年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
機關單位檔案規范化管理范文第5篇
關鍵詞：機關檔案；重要性；問題；對策
我國中央辦公廳及國務院辦公廳與2014年，聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，體現了黨和國家對檔案工作的高度重視，為新形勢下做好檔案工作提供了重要指導和遵循。機關檔案工作是國家檔案事業的重要組成部分，做好機關檔案工作具有重要的價值和意義。隨著社會經濟的發展，人們對檔案工作意識不斷增強，當前我國各級企事業單位的機關檔案工作取得了很大的發展和進步，當然，也還存在一些問題需要努力克服和解決。
一、機關檔案工作的內容和重要性
（一）機關檔案工作的內容。機關檔案工作，是指機關檔案室和檔案人員用科學的原則和方法，管理本單位檔案，為各項事業提供檔案服務的工作。機關檔案工作與檔案行政部門的檔案工作不太一樣，它主要包括檔案材料收集、檔案整理、文件歸檔、檔案保管、檔案信息利用、檔案移交等內容。機關檔案工作是一項業務性工作，更是一項服務性工作，它具有很強的政策性、專業性和技術性。
（二） 機關檔案工作的重要性。機關檔案是機關行政公務活動的真實歷史記錄，是機關企事業單位的寶貴財富，是國家檔案資源的重要組成部分，是提高機關管理效率、促進機關事業科學發展、維護機關干部職工根本利益的重要依據，對保存機關價值資料，為干部職工提供憑證和參考作用具有重要意義。機關檔案工作是機關整體工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各級機關的重要使命和職責。
二、機關檔案工作的存在問題
（一）缺乏檔案工作觀念，質量偏低。一是，重視程度存在較大差異。個別單位領導檔案工作觀念缺乏，認為檔案工作不能直接產生經濟效益，不能取得明顯政績，因而對檔案工作不夠重視，有的只是口頭上重視而未將檔案工作提上議事日程，不把檔案工作制度舉措落到實處；二是，沒把檔案工作納入單位年度考核，沒有檔案工作的硬性規定；三是，人力、物力、財力投入不夠，檔案人員待遇得不到有效保障。機關檔案質量方面也存在一些問題，如檔案放置隨意，收集、歸檔不及時，檔案目錄填寫籠統、不詳細，檔案材料順序混亂、材料不全，歸檔分類不夠規范合理，保管期限分類不準確，單位歸檔范圍不明確，或者凡文必檔，造成檔案內容龐雜，或者只收集“紅頭”文件，不收集業務資料，造成檔案資料缺漏、遺失。
（二）辦公設施不齊全。隨著社會發展，大多數機關檔案保管條件有了很大改善。但是，仍然有一些單位設施設備簡陋，難以達到檔案管理的有關要求。如一些單位還在使用木柜或鐵柜存放檔案，沒有專門的檔案柜、密集柜，沒有按照要求建立檔案管理制度，沒有利用效果登記表冊等；部分機關單位還缺乏專門用于檔案存放、管理的庫房，也尚未設立檔案閱覽室；有的單位雖然有庫房和綜合檔案室，但設施設備老化、不齊全，檔案柜凌亂、不統一，無法達到檔案管理“八防”要求；有的綜合檔案室變成了雜物室，檔案放置零亂，保護設施設備不完善，使得部分檔案受到損害。
（三）管理手段較為落后。少數機關單位尚未實現檔案集中管理，檔案分散零亂，存在安全隱患。有的單位檔案工作機構不健全，人員編制和配備難以適應檔案工作需要。有的管理體制不到位，綜合檔案室防護意識不強，重要業務檔案沒能及時整理、裝訂、歸檔、移交。有的檔案整理不規范，從分類、立卷到案卷標題、保管期限等都存在問題。一些機關單位檔案數字化工作止步不前，未能充分利用現代化技術來提高檔案管理技術含量，對工作中形成的電子文件沒能科學歸檔。
（四）管理能力略顯不足。由于人少事多的緣故，大多數機關檔案人員為兼職，工作不穩定，經常出現人員更新和變動，對檔案工作的完整性和持續性造成影響。有的檔案員一崗多職，疲于應付各種雜務，因而很少能抽出時間和精力認真做檔案工作。大多機關檔案人員不是檔案學專業出身，缺乏一定的檔案基本知識，不熟悉檔案業務，檔案管理水平不高，致使在歸檔文件的整理、分類、保管期限劃分等不準確，不利于機關檔案的專業化和規范化。此外，個別檔案人員缺乏責任感，存在應付了事思想和畏難情緒，工作主動性、創新性較差。
三、機關檔案工作的對策
（一）加強檔案工作的認識。一是，要增強機關領導的檔案工作意識，切實把檔案安全工作提上議程，加強對檔案工作的領導，要把檔案工作納入機關年度工作計劃和領導職責范圍，著力解決檔案工作所需的人力、物力、財力保障，加強對檔案工作的考核力度；二是，要加強檔案工作宣傳力度，抓好《檔案法》、《檔案法實施辦法》等的宣傳教育，擴大檔案工作的影響力，推進依法治檔水平；三是，要經常聽取匯報，及時解決檔案工作中存在的困難和問題，做好檔案人員的思想穩定工作，使檔案人員安心從事檔案工作；四是，要增強機關職能科室和全體職工的檔案意識，在日常工作中主動將需要歸檔保存的文件資料移交檔案室歸檔。
（二）加強辦公設施投入和改善。機關檔案管理工作的推行，要嚴格遵循規范、標準、統一、科學的原則，并根據檔案管理工作的實際情況，制定出檔案管理的標準要求；進一步加大對檔案室基礎設施設備的投入力度，完善檔案柜、綜合檔案室、檔案閱覽室等檔案基礎設施，確保檔案工作順利、有序開展。
（三）改進管理手段。一是，應建立崗位責任制，落實好檔案管理人員和科室，重點加強規范化管理；二是，要增強檔案員責任意識，如檔案管理人員在對檔案進行裝訂時，要嚴格按照裝訂規范進行操作，并認真仔細檢查移交的檔案目錄是否填錄詳細、正確，是否存在遺失、漏交的問題；三是，機關檔案管理人員要順應時展潮流，積極應用各種現代先進技術，以實現檔案管理的信息化；四是要加強督促檢查，促使檔案工作常態化、正規化、科學化；五是，建立健全機關單位檔案管理工作的信息安全保障體系，以保證檔案數據和檔案管理系統的可靠、安全，進而最大化地防止檔案數據的丟失，出現泄密、失密的問題。
（四）優化管理方式，提升管理能力。一是，要在注重實用性上下功夫，加強檔案人員學習培訓和繼續教育，學習檔案業務知識和科學技術，提升檔案人員業務水平；二是，要認真做好檔案收集和管理工作，完善檔案歸檔內容；三是，平時要注重檔案收集工作，了解部門、科室的檔案動態，對本單位檔案數量、內容、種類、史料價值等要做到心中有數，掌握檔案工作主動權；四是，加強檔案工作創新，積極開發檔案信息，最大限度地發揮檔案作用，更好地服務部門領導、中心工作、基層群眾和經濟社會發展。
（五）構建檔案管理制度。一是，要圍繞全面性、針對性和可操作性的要求，積極制定和完善機關檔案安全保管制度、檔案信息保密制度、檔案查閱利用制度、檔案信息公開審核制度等；二是，要加強《檔案法》等法律法規的執行力度，層層落實安全責任制，加強責任追究和落實，強化檔案安全法規制度的約束力度；三是，要制定突發事件應急預案，簽訂安全保密責任書，定期對檔案工作進行保密檢查，形成保密檢查制度，發現問題及時糾正和解決。
結束語
