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一、人事檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)該注意的問題

人事檔案是國家機(jī)關(guān)，事業(yè)單位和企業(yè)的核心資源，通過文字，圖片，圖標(biāo)和各種形式保存下來的單位歷史記錄，是一種非常重要的信息資源和單位無形財富，對于檔案的信息化管理直接會影響這公司的發(fā)展和進(jìn)程。很直觀的記錄單位和公司的發(fā)展歷程，系統(tǒng)化的記錄檔案，使得各種公司業(yè)務(wù)發(fā)展都可以有章可循，條例清楚，分門別類，以便于更好的記錄公司的隨時發(fā)展?fàn)顩r，隨時可以查詢公司的各種數(shù)據(jù)和詳盡的人事資料。但是目前人事檔案的管理工作，還存在很多問題，比如，管理的制度的滯后性，也是制約和阻礙檔案管理信息化發(fā)展的重要問題；另外還有就是不夠重視對與人事檔案的管理工作，沒有更加系統(tǒng)和全面的記錄保存和歸納，管理的科學(xué)化和信息化的程度不夠，沒有很高的技術(shù)手段，對于檔案進(jìn)行系統(tǒng)和規(guī)范的管理，缺乏詳盡的記錄和載入檔案，沒有實施無紙化閱檔；最后一個問題就是檔案管理人員，不是專業(yè)的檔案學(xué)專業(yè)人員，沒有對檔案進(jìn)行很系統(tǒng)專業(yè)的管理，也是檔案信息化管理的一個很大的缺陷和問題。

二、如何實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)

要做好人事檔案管理的信息化建設(shè)，可以從很多方面入手，加強(qiáng)人事檔案體系的管理和規(guī)范，從硬件上講，應(yīng)該配備非常完備和統(tǒng)一的管理設(shè)備，進(jìn)行計算機(jī)檔案的儲備和記錄，對檔案進(jìn)行分類，編號整理和信息檢索處理，一邊更好快捷的查詢，采用高容量的儲存載體，提高檔案信息的絕對精確記載和分類整理；利用光盤存儲系統(tǒng)進(jìn)行記錄，使得檔案工作更加快捷和條理化；同時，建立比較完備的檔案管理機(jī)制，明細(xì)相關(guān)責(zé)任，保障數(shù)據(jù)的安全和權(quán)威，使得檔案管理業(yè)務(wù)流程技術(shù)更加細(xì)化，每個環(huán)節(jié)都進(jìn)行安全措施的保障，對于電子文件也是一樣的進(jìn)行處理和加密保護(hù)；最后，建立非常專業(yè)的復(fù)合型管理人員，不僅熟悉檔案的電子文件信息著錄，歸檔，傳遞和安全利用，同時加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化培訓(xùn)，加強(qiáng)專業(yè)知識也業(yè)務(wù)水平，提高工作技能，即使的了解檔案工作的應(yīng)用，提高工作技能，高水平的完成完成對于檔案工作地記錄，歸納和查詢業(yè)務(wù)。總是，人事檔案的信息化管理最重要的就是三個方面，基礎(chǔ)設(shè)備，專業(yè)人員技能和管理體質(zhì)，這三個方面提問也只是檔案工作中最重要的載體，直接影響著檔案工作進(jìn)程。

三、人事檔案管理的重要性

人事檔案的工作在日常的工作和生活非常的重要，可以證明一個人的從上學(xué)到工作地各個階段的不同發(fā)展軌跡，工作經(jīng)理的記錄，它能直接反映一個員工的最基本的信息和詳盡的個人情況，是非常重要的記錄，可以直接看出一個人的人生發(fā)展情況，也是用人單位審核一個人的最基本的材料和信息，也是能直接了解一個員工的詳盡職業(yè)情況。所以人事檔案的管理是一個單位行政人力資源中，最重要人才儲備記錄。隨著時間的推移和社會的發(fā)展，檔案的存在形式也在發(fā)生很大的變化，為了保留集體和個人的最全面，最原始和最真實的歷史全貌，檔案的發(fā)展?fàn)顩r也在不斷的更新和變革中，不僅要求檔案的保存要系統(tǒng)和全面，同時要求管理必須詳盡和真實完整，不能有分散，混亂，泄漏和損失。貫徹以人為本的思想理念也是檔案學(xué)管理的很重要的一個環(huán)節(jié)，專業(yè)高素質(zhì)的管理習(xí)題，可以更好的發(fā)揮檔案在企事業(yè)單位的價值和功能，有利于加大對復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)用人考核機(jī)制的管理和提高員工的信息技能培訓(xùn)。加強(qiáng)人事資源信息管理，可以充分的調(diào)整人力資源在單位中的職能劃分和工作考核查詢，為公司和員工的發(fā)展都起到很非常直觀清晰的記錄，在信息化發(fā)展飛速的當(dāng)今社會中，一個公司人才的儲備是直接關(guān)系一個公司的前途和發(fā)展，最重要的問題，人才是公司最核心的力量，人才的分類，細(xì)致和精確的記錄是公司最重要的無形資產(chǎn)。

四、針對人事檔案管理信息化出現(xiàn)問題的應(yīng)對之策

面對人事檔案管理中很多弊端和問題，應(yīng)該選擇怎么樣方法，第一，應(yīng)該進(jìn)行檔案規(guī)范化管理，完善管理體制的全面性，將檔案工作融入管理工作的日常生活中，加強(qiáng)管理工作在制度上，人員上都能得到很好的管理力度，實行非常規(guī)范化管理，把管理工作提高單位很高層次上，加強(qiáng)管理人員專業(yè)素質(zhì)。提高管理人員的管理水平，對各個部門的人事檔案進(jìn)行歸檔，審查和登記，聘請高學(xué)歷的人事管理人員，提高安防意識，加強(qiáng)檔案部門完全措施，即使進(jìn)行防火，防盜，使得檔案管理室更加有保障；要求管理人員要主動手機(jī)整理員工的個人資料，不斷的深化經(jīng)濟(jì)和政治體質(zhì)的變革，認(rèn)真的整理和細(xì)致的鑒別檔案的真實性，對于不真實的檔案進(jìn)行刪除，保證檔案的絕對真實有效；最后對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫整理，數(shù)據(jù)分析，不論是紙質(zhì)還是電子版的都要進(jìn)行分類整理和詳盡的記錄，充分地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，對于檔案進(jìn)行管理。

五、總結(jié)

檔案學(xué)是一種很非常有時效性和歷史性的學(xué)科，注重的是對人才的各方面的記錄和審核，是企業(yè)發(fā)展中必不可少的一個運營部門，所以人事檔案的完備，資料的詳盡情況，直接關(guān)系單位的經(jīng)營和利益的盈虧，人事檔案的儲備是相當(dāng)重要，需要非常重視。

作者：李精武 單位：山西省呂梁市文峪河水利管理局