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論文關(guān)鍵詞:倉(cāng)庫(kù)管理校園網(wǎng)絡(luò)物流信息流

論文摘要:隨著校園計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的發(fā)展,校園網(wǎng)絡(luò)的硬件平臺(tái)及硬件環(huán)境日趨完善。如何利用校園網(wǎng)絡(luò),開發(fā)為教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)服務(wù)的各種管理信息系統(tǒng),具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文基于對(duì)高校物資、經(jīng)費(fèi)管理流程的分析,設(shè)計(jì)開發(fā)了基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的倉(cāng)庫(kù)管理信息系統(tǒng)。

Keywords:depositorymanage;campusnetwork;materialflow;informationflow

Abstract:Thehardwaresystemofcampusnetworkisgettingperfectalongwiththedevelop-ingofcampusnetwork.Itisveryimportanttodevelopvariousmanageinformationsystemswhicharegoodforteachingresearchandconstructionoflab.Thispaperanalyzedthepro-cessofmaterialmanageinuniversities.Itdesignedanddevelopeddepositorymanageinfor-mationsystemsbasedonthenetworkenvironment.

我院設(shè)備科除了負(fù)責(zé)全院固定資產(chǎn)的管理工作以外,還擔(dān)負(fù)著全院教學(xué)實(shí)驗(yàn)費(fèi)的管理,教學(xué)科研實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物的供應(yīng)等。長(zhǎng)期以來(lái),設(shè)備科的管理工作除固定資產(chǎn)管理采用計(jì)算機(jī)管理以外,其余如物資申購(gòu)、供應(yīng)均采用手工方式,對(duì)實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)的管理采用集中管理的模式,即每學(xué)期末各教研室根據(jù)實(shí)驗(yàn)教學(xué)需要提出實(shí)驗(yàn)物資的需求計(jì)劃,設(shè)備科整理匯總后統(tǒng)一采購(gòu)。采用這種管理模式,存在以下主要問(wèn)題:(1)實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)的使用不合理。由于教學(xué)經(jīng)費(fèi)的使用與教研室無(wú)關(guān),教研室普遍存在開大單的情況,教研室所報(bào)計(jì)劃水份很大。這使得原來(lái)就很緊張的教學(xué)實(shí)驗(yàn)費(fèi)缺口加大,而另一方面存在著不同程度的浪費(fèi)現(xiàn)象。(2)工作效率低下,嚴(yán)重制約了教學(xué)科研的快速發(fā)展。物資倉(cāng)庫(kù)分為低值、材料、易耗和藥品4個(gè)倉(cāng)庫(kù),管理的物資品種上千個(gè),由于采用手工的方式管理,教師申領(lǐng)物資的過(guò)程十分煩瑣。必須到設(shè)備科查詢,填單,批準(zhǔn),由設(shè)備科人員開正式的申領(lǐng)單,最后由庫(kù)房管理人員發(fā)出。每個(gè)環(huán)節(jié),都必須手工記帳,因而效率十分低下,成為教師投訴的熱點(diǎn)。在這種情況下,改變教學(xué)實(shí)驗(yàn)費(fèi)的管理模式、利用校園網(wǎng)絡(luò)開發(fā)倉(cāng)庫(kù)管理信息系統(tǒng)就變得十分必要。

1倉(cāng)庫(kù)管理信息系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)

要開發(fā)基于校園網(wǎng)絡(luò)的倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng),需要解決的技術(shù)問(wèn)題很多,且較為復(fù)雜。一方面需要對(duì)各種物資進(jìn)行分類整理,制訂出各種標(biāo)準(zhǔn)的編碼體系,另外還必須對(duì)各類可用經(jīng)費(fèi)進(jìn)行分類,總結(jié)出各類經(jīng)費(fèi)的管理模式;然后,還必須對(duì)物資采購(gòu)、供應(yīng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析,找出最適合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理的各個(gè)步驟;最后系統(tǒng)還必須提供設(shè)備科日常工作所需要的各種統(tǒng)計(jì)功能及報(bào)表打印功能。經(jīng)過(guò)反復(fù)的調(diào)研分析,將整個(gè)系統(tǒng)分解為以下5個(gè)功能模塊:系統(tǒng)管理、出入庫(kù)管理、動(dòng)物供應(yīng)、用戶功能、統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。其中非設(shè)備科用戶的全部功能集中于用戶功能模塊中,包括庫(kù)存查詢、填寫申領(lǐng)(購(gòu))單、查詢經(jīng)費(fèi)等功能。具體功能模塊如圖1所示。

1.2經(jīng)費(fèi)的管理模式與處理

設(shè)備科在日常工作中,需處理的經(jīng)費(fèi)種類很多。為了系統(tǒng)管理的方便,將經(jīng)費(fèi)劃分為以下四種情況,并給予不同的處理模式:

(1)教學(xué)實(shí)驗(yàn)費(fèi):這是設(shè)備科處理的最主要的經(jīng)費(fèi)。教學(xué)實(shí)驗(yàn)費(fèi)由學(xué)院按年度撥給設(shè)備科,用于解決各室實(shí)驗(yàn)教學(xué)所需的費(fèi)用。設(shè)備科根據(jù)各科室所承擔(dān)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù),將教學(xué)實(shí)驗(yàn)費(fèi)分解到各科室,由科室負(fù)責(zé)人全權(quán)處理。在經(jīng)費(fèi)的使用上,實(shí)行科室負(fù)責(zé)人審批,設(shè)備科審核的方式處理。

(2)研究生經(jīng)費(fèi):研究生經(jīng)費(fèi)主要用于支付研究生做實(shí)驗(yàn)所需材料的費(fèi)用,其經(jīng)費(fèi)由研究生導(dǎo)師和研究生部共同負(fù)責(zé)。經(jīng)費(fèi)的使用,采取研究生提出申請(qǐng),導(dǎo)師批準(zhǔn),研究生部審核的方式處理。

(3)科研經(jīng)費(fèi):科研經(jīng)費(fèi)是指為完成某一科研課題,支付實(shí)驗(yàn)材料所需的經(jīng)費(fèi),其經(jīng)費(fèi)管理采用課題組長(zhǎng)審批,科研處審核的方式處理。

(4)個(gè)人經(jīng)費(fèi):個(gè)人經(jīng)費(fèi)是指教師將個(gè)人負(fù)責(zé)的經(jīng)費(fèi),如引進(jìn)人才、科研啟動(dòng)費(fèi)等,按需要將一部分經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)入設(shè)備科,建立個(gè)人帳戶。主要用于教師科研實(shí)驗(yàn)材料的費(fèi)用。個(gè)人經(jīng)費(fèi)的使用由教師負(fù)責(zé)。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí),根據(jù)不同的經(jīng)費(fèi)種類,設(shè)計(jì)了相應(yīng)的處理流程。

1.3系統(tǒng)的基礎(chǔ)編碼體系

對(duì)于任何一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng),其基礎(chǔ)編碼體系的設(shè)計(jì)都是一個(gè)非常重要的問(wèn)題,編碼體系設(shè)計(jì)的成功與否直接關(guān)系到系統(tǒng)開發(fā)的質(zhì)量。在本系統(tǒng)的開發(fā)中,我們主要制訂了以下幾類編碼:

(1)物資編碼:根據(jù)我院實(shí)際,我們將物資劃分為固定資產(chǎn)、低值、材料、易耗、藥品、動(dòng)物。物資編碼采用10位,yyxxxxxxxx,其中yy為大類編碼,xxxxxxxx為物資的編碼。其中化學(xué)藥品的編碼采用上海市化學(xué)試劑總廠的藥品編碼體系。

(2)經(jīng)費(fèi)編碼:經(jīng)費(fèi)編碼采用xx形式,為01-04,分別表示教學(xué)實(shí)驗(yàn)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)、研究生經(jīng)費(fèi)和個(gè)人經(jīng)費(fèi)。(3)入庫(kù)類別編碼:根據(jù)物品的不同入庫(kù)方式,其編碼采用xx形式,01-05分別表示采購(gòu)、自購(gòu)、退貨、盤虧、盤盈等。

(4)用戶管理:根據(jù)不同用戶的具體情況,我們將用戶分為5個(gè)層次。系統(tǒng)級(jí)用戶,享有系統(tǒng)的全部功能,可以進(jìn)行系統(tǒng)的整體管理;個(gè)人級(jí)用戶,可以進(jìn)行除系統(tǒng)操作以外的全部功能;操作級(jí)用戶,可進(jìn)行填單、查詢等操作;查詢級(jí)用戶,只能進(jìn)行各種查詢操作;動(dòng)物供應(yīng)用戶,只能進(jìn)行各種動(dòng)物供應(yīng)有關(guān)的操作。

2系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境

2.1軟件環(huán)境

(1)客戶端(一般用戶):

操作系統(tǒng):Windows+中文平臺(tái);

(2)服務(wù)器端:

操作系統(tǒng):WindowsNTServer4.0;開發(fā)工具:VisualFoxpro5.0。

2.2硬件環(huán)境

(1)客戶端:586/133以上,16MB內(nèi)存,支持800*600真彩色的VGA;

(2)服務(wù)器端:ASTS6200PRO專用服務(wù)器,64MB內(nèi)存。

2.3網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

校園網(wǎng)絡(luò)采用100MB快速以太網(wǎng),網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品均為3COM品牌。

3實(shí)際運(yùn)行效果

本系統(tǒng)于1998年9月投入實(shí)際運(yùn)行,從運(yùn)行情況來(lái)看,取得了明顯的效果,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(1)系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定可靠:系統(tǒng)自運(yùn)行以來(lái),始終安全可靠。一年來(lái),共處理各種業(yè)務(wù)單據(jù)1088筆(次),入庫(kù)金額22.2萬(wàn)元,出庫(kù)金額16.6萬(wàn)元,沒(méi)有發(fā)生過(guò)任何差錯(cuò)。(2)方便快捷:使用倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)以后,教師可以在實(shí)驗(yàn)室方便地進(jìn)行各種操作,如查詢庫(kù)存、填寫申領(lǐng)單據(jù)等。使教師節(jié)余了大量的往返于設(shè)備科與實(shí)驗(yàn)室的時(shí)間。(3)提高了設(shè)備科的工作效率:由于采用了計(jì)算機(jī)管理,設(shè)備科處理單筆業(yè)務(wù)的時(shí)間由原來(lái)的近5分鐘縮短為半分鐘,大大地提高了工作效率,改善了服務(wù)。(4)改善了設(shè)備科的管理水平與決策水平:由于系統(tǒng)提供了大量的統(tǒng)計(jì)分析功能,便于我們分析與劃分各類物資的流通屬性,提高了物資供應(yīng)的計(jì)劃性。在保障物資供應(yīng)的前提下,盡量壓縮庫(kù)存,提高資金的使用效率。

實(shí)踐證明,將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入物資供應(yīng)的全過(guò)程,將會(huì)大大地提高高校物資管理及供應(yīng)的水平。

參考文獻(xiàn):

[1]謝元等.建立高校物資信息系統(tǒng),促進(jìn)高校技術(shù)物資工作現(xiàn)代化[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索,1999,18(3):131-136.

[2]楊華.發(fā)揮會(huì)計(jì)管理職能,提高經(jīng)費(fèi)使用效益[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索,1999,18(4):125-126.