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摘要:內(nèi)部控制是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)、防范經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)和完善公司治理,在企業(yè)內(nèi)部組織實(shí)施的各種控制措施。民營(yíng)企業(yè)在改革開(kāi)放以來(lái)日益發(fā)展壯大,在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用。但民營(yíng)企業(yè)在發(fā)展到一定階段后,普遍存在任人唯親的現(xiàn)象,內(nèi)控制度與機(jī)制缺乏,使得企業(yè)在內(nèi)部控制管理方面出現(xiàn)很多問(wèn)題,成為其發(fā)展的瓶頸。因此,制定并落實(shí)一系列的內(nèi)部控制管理制度及目標(biāo)、完善內(nèi)控機(jī)制對(duì)提升民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力尤為重要。本文結(jié)合案例對(duì)民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出完善民營(yíng)企業(yè)內(nèi)控管理的建議。
關(guān)鍵詞:民營(yíng)企業(yè);內(nèi)部控制;內(nèi)控制度;治理結(jié)構(gòu);預(yù)算管理
1民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題
1.1任人唯親的家族式管理,內(nèi)控制度不健全
任人唯親實(shí)質(zhì)是民企對(duì)內(nèi)控管理缺乏制度保障的一種表現(xiàn),其家族式管理方式使內(nèi)控制度得不到有效落實(shí)。明確的崗位職責(zé)和不相容崗位的分離、嚴(yán)格的決策和審批程序、完善的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度以及財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部審計(jì)制度,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)起到相互促進(jìn)并相互制約的作用。而制度不健全,往往會(huì)存在許多看不見(jiàn)、說(shuō)不清的漏洞和損失。因此,制定和完善內(nèi)控制度,既是民企加強(qiáng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的迫切需要,也是保障企業(yè)健康良好運(yùn)營(yíng)的支撐。
1.2內(nèi)控機(jī)制不完善,控制程序缺失
民企創(chuàng)始人憑著創(chuàng)業(yè)的愿望、過(guò)人的膽識(shí)和一定的經(jīng)營(yíng)管理或技術(shù)開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力,獨(dú)立或合作設(shè)立公司開(kāi)展運(yùn)營(yíng)。往往在運(yùn)營(yíng)中,日常經(jīng)營(yíng)管理及決策事項(xiàng)都是創(chuàng)始人說(shuō)了算,在創(chuàng)業(yè)初期起到了一定的作用和成效。但是缺乏有效的內(nèi)控機(jī)制保障、內(nèi)控目標(biāo)得不到有效的實(shí)施、內(nèi)控?zé)o章無(wú)序,無(wú)疑會(huì)造成企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理混亂,企業(yè)難以維持穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)發(fā)展。
1.3會(huì)計(jì)崗位職責(zé)不明,財(cái)務(wù)管理職能缺失
民企發(fā)展初期,一般情況下,多數(shù)是為了應(yīng)付報(bào)稅等原因,聘請(qǐng)兼職會(huì)計(jì)或不具有專業(yè)資質(zhì)的人員處理賬務(wù)。而兼職會(huì)計(jì)及相關(guān)人員往往由于其不參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、專業(yè)能力不強(qiáng)、崗位職責(zé)不明確等原因,對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理不夠完善、完整,因此做不到作為一名專業(yè)會(huì)計(jì)人員應(yīng)盡的最基本的職責(zé),即核算與監(jiān)督。成本管理、盈利核算、稅務(wù)管理等不健全,直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策。由于財(cái)務(wù)管理職能的缺失,企業(yè)內(nèi)控也隨之失能,甚至產(chǎn)生違法風(fēng)險(xiǎn)。
2民營(yíng)企業(yè)疏于內(nèi)部控制管理的案例分析
2.1案例介紹
據(jù)2019年4月18日《檢察日?qǐng)?bào)》報(bào)道,2008年,常州一家民營(yíng)熱電公司聘用一名出納,該出納工作沒(méi)多久就染上賭博,且越陷越深,經(jīng)常通宵達(dá)旦,從小賭到大賭,從國(guó)內(nèi)到國(guó)外,賭輸少則幾十萬(wàn)多則上百萬(wàn)。為獲取賭資,2010年下半年,該出納利用職務(wù)便利多次從公司賬戶轉(zhuǎn)移資金,挪用的金額也隨之越來(lái)越大,最大一筆達(dá)到400萬(wàn)元。為規(guī)避公司財(cái)務(wù)部門每月一次的專項(xiàng)檢查,該出納通過(guò)自制假銀行賬戶流水和對(duì)賬單等手段抹平財(cái)務(wù)賬目,八年來(lái)累計(jì)侵吞公司資金近八億元。為掩人耳目,該出納平時(shí)在公司表面勤懇老實(shí),為人友善,對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng)理等管理層人員極盡殷勤討好,使得公司管理層對(duì)其充分信任,許多重要工作及銀行對(duì)接工作都交由他做。該出納還利用業(yè)余時(shí)間做生意,但其經(jīng)營(yíng)不善虧損達(dá)400多萬(wàn)元,仍經(jīng)常出入酒吧、夜總會(huì)等高檔娛樂(lè)場(chǎng)所,出門開(kāi)豪車還有司機(jī)接送,以掩蓋事實(shí)真相。直至2018年12月,因一筆4000萬(wàn)元貸款臨期無(wú)法償還,該出納倉(cāng)皇出逃。公司負(fù)責(zé)人此時(shí)才發(fā)現(xiàn)公司賬戶上的近億元資金不翼而飛,方才報(bào)案追蹤。
2.2案例企業(yè)內(nèi)控管理的主要表現(xiàn)
從本案看出,該民企在內(nèi)控管理上存在許多漏洞,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
2.2.1不相容崗位未有效分離
銀行對(duì)接工作應(yīng)由兩人以上會(huì)計(jì)人員處理,且財(cái)務(wù)印章應(yīng)分開(kāi)保管,支票使用應(yīng)登記并經(jīng)審核檢查牽制,提現(xiàn)行為應(yīng)受到審核人員查問(wèn),否則,僅憑出納一人無(wú)法從銀行提取現(xiàn)金使用。財(cái)務(wù)經(jīng)理擅自將銀行對(duì)接工作交由出納一人辦理,違反了不相容崗位分離制度,使違規(guī)違法行為有機(jī)可乘。對(duì)與現(xiàn)金有關(guān)的財(cái)務(wù)崗位未實(shí)施輪崗或帶薪休假制度,該制度的執(zhí)行,是為防范員工長(zhǎng)期在同一崗位工作產(chǎn)生舞弊的可能性,強(qiáng)制性的輪崗或休假,需要他人接替工作,通過(guò)離崗時(shí)的交接使其工作受到監(jiān)督,使問(wèn)題得以盡早暴露或發(fā)現(xiàn),防患于未然。
2.2.2會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制失效
上級(jí)財(cái)務(wù)主管到財(cái)務(wù)經(jīng)理在財(cái)務(wù)管理及賬務(wù)處理工作中,未起到審核管理、核算與監(jiān)督作用,會(huì)計(jì)信息失真、財(cái)務(wù)資料虛假提供列報(bào)均未發(fā)現(xiàn)。出納偽造會(huì)計(jì)記錄等違規(guī)違法行為未得到有效監(jiān)督,越陷越深、金額越吞越大,從轉(zhuǎn)移挪用資金到惡意掩蓋犯罪事實(shí),直至案發(fā),會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制功能沒(méi)有得到有效發(fā)揮。
2.2.3財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制不力
按月進(jìn)行銀行對(duì)賬和現(xiàn)金盤點(diǎn)制度,是對(duì)企業(yè)現(xiàn)金資產(chǎn)最基本的內(nèi)控保護(hù)措施。該企業(yè)雖然實(shí)施了按月檢查,只是形式上走過(guò)場(chǎng),未進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn)的稽核檢查,也未嚴(yán)格按照內(nèi)控程序安排財(cái)務(wù)人員取得銀行對(duì)賬資料并進(jìn)行未達(dá)賬項(xiàng)核對(duì),而出納長(zhǎng)期任意竄改銀行對(duì)賬單據(jù)抹平賬務(wù)行為,也未及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制止。
2.2.4授權(quán)審批形同虛設(shè)
從付款程序看,出納不經(jīng)審核、審批輕松挪用資金,嚴(yán)重違反了企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度,而具有審核、審批權(quán)限的管理人員對(duì)此一犯再犯且金額越來(lái)越大的行為竟然毫無(wú)察覺(jué)和職業(yè)判斷。
2.2.5資金使用缺乏預(yù)算管理
對(duì)資金的使用無(wú)預(yù)算管理,職能部門也未有效進(jìn)行運(yùn)營(yíng)和績(jī)效分析,對(duì)于資金的收支尤其是使用去向疏于管理。如果企業(yè)建立了完善的預(yù)算管理制度,對(duì)資金預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查分析,對(duì)數(shù)據(jù)中出現(xiàn)的差異追蹤分析產(chǎn)生的原因一定會(huì)從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)地加以糾正。上述案例是典型的出納人員違規(guī)違法案例,內(nèi)控措施不到位使得違規(guī)違法行為越來(lái)越嚴(yán)重,對(duì)當(dāng)事人和企業(yè)都造成了無(wú)法挽回的影響和損失。企業(yè)應(yīng)從中吸取教訓(xùn),建立有效的監(jiān)督機(jī)制,制定并落實(shí)一系列管理制度,重視加強(qiáng)內(nèi)控管理,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題,防微杜漸。
3民營(yíng)企業(yè)完善內(nèi)控管理的建議
3.1完善法人治理結(jié)構(gòu),是實(shí)行內(nèi)部控制的必要條件
法人治理結(jié)構(gòu)是依照《公司法》設(shè)置,是公司制度的核心,由股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理四個(gè)部分組成,每個(gè)組成部分都具有明確的分工和職責(zé),相互配合制約,形成有效治理,保障股東及公司利益。內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程,由企業(yè)董事會(huì)、審計(jì)委員會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層及內(nèi)部各職能部門共同參與并承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé),審計(jì)委員會(huì)是由董事會(huì)成員組成對(duì)公司內(nèi)部控制制度實(shí)行審計(jì)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)。
3.2制定一系列管理制度,是實(shí)行內(nèi)部控制的必要保障
企業(yè)從事經(jīng)營(yíng)管理工作,應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī),及行業(yè)規(guī)章制度,同時(shí)制定一系列企業(yè)內(nèi)部的管理辦法和制度,如風(fēng)險(xiǎn)防控管理辦法、人力資源管理辦法、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理辦法、財(cái)務(wù)管理制度、合同管理制度、資產(chǎn)管理制度、倉(cāng)庫(kù)管理制度、采購(gòu)和銷售管理制度、安全和環(huán)保管理制度等,保障企業(yè)有法可依、有章可循,是實(shí)行內(nèi)部控制的必要保障。
3.3完善內(nèi)控管理制度,是實(shí)行內(nèi)部控制的必要手段
內(nèi)控管理制度涉及內(nèi)部會(huì)計(jì)控制和內(nèi)部管理控制兩方面。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是指企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)通過(guò)會(huì)計(jì)記賬和報(bào)告、會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督、財(cái)務(wù)分析和管理等一系列財(cái)務(wù)處理手段,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行管理和控制的會(huì)計(jì)方法和措施,是企業(yè)內(nèi)控的核心內(nèi)容。內(nèi)部管理控制是指與財(cái)務(wù)處理間接相關(guān),包括為落實(shí)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、加強(qiáng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)營(yíng)效率、執(zhí)行經(jīng)營(yíng)決策等,所采取的一系列控制方法和程序,一般包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、工藝技術(shù)的研發(fā)、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的報(bào)告、員工的教育培訓(xùn)、產(chǎn)品質(zhì)量的管理等控制手段。因此完善內(nèi)控管理制度,是實(shí)施內(nèi)部控制的必要手段。
3.4實(shí)施內(nèi)控的具體方式和常見(jiàn)的控制措施
內(nèi)部控制管理需要企業(yè)全員參與,與其崗位職責(zé)密不可分,自上而下層層落實(shí)把關(guān),各職能之間相互制約協(xié)調(diào)。具體方法和措施有:
3.4.1不相容職務(wù)分離控制
對(duì)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作中容易產(chǎn)生錯(cuò)誤或滋生腐敗的職務(wù)行為實(shí)施崗位分離,起到相互牽制的作用是內(nèi)部控制最基本的一種控制方法。一般包括:授權(quán)審批與業(yè)務(wù)經(jīng)辦分離、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記賬分離、會(huì)計(jì)記賬與財(cái)務(wù)保管分離、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查分離。例如,出納工作與記賬工作分離,出納及記賬工作與銀行對(duì)賬工作分離,倉(cāng)庫(kù)保管與司磅工作分離,銀行網(wǎng)銀錄入與審核工作分離、財(cái)務(wù)印章與法人章保管分離等。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中最常見(jiàn)的違規(guī)挪用資金及貪污案例多數(shù)與不相容崗位未有效實(shí)施分離控制有關(guān)。
3.4.2授權(quán)審批控制
企業(yè)應(yīng)通過(guò)制定各項(xiàng)管理制度,規(guī)定不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批程序,明確審批流程,對(duì)于重大的業(yè)務(wù)和事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)制定實(shí)行集體研究或董事會(huì)、股東大會(huì)決策審批制度。在辦理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí),必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的程序?qū)徟髨?zhí)行,任何個(gè)人不得未經(jīng)審批或擅自改變集體決策辦理經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。例如,日常簽訂各類采購(gòu)合同、費(fèi)用開(kāi)支和支付往來(lái)款項(xiàng)等,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人向各職能部門及總經(jīng)理室申報(bào),經(jīng)過(guò)審核審批后執(zhí)行,而銀行貸款、擔(dān)保合同、處置資產(chǎn)、項(xiàng)目投資、大額資金使用、重大人事任免等應(yīng)通過(guò)董事會(huì)、股東會(huì)審核決議。
3.4.3會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制
會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制是內(nèi)控的信息化手段,是指對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)通過(guò)系統(tǒng)性的財(cái)務(wù)處理,實(shí)施核算與監(jiān)督功能進(jìn)行控制的方法,具體包括對(duì)原始記錄的復(fù)核、登記、統(tǒng)計(jì)、分析、報(bào)告、審計(jì)。一個(gè)完整的會(huì)計(jì)系統(tǒng),是實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)和核心,是實(shí)施內(nèi)審和稽核的抓手。
3.4.4財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制
企業(yè)的資產(chǎn)包括固定資產(chǎn)和流動(dòng)資產(chǎn)、有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)以及債權(quán)債務(wù)等,財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制的方法包括來(lái)自于不同崗位職責(zé)對(duì)財(cái)產(chǎn)進(jìn)行的記錄和保管、盤點(diǎn)和核對(duì)、限制接近等。
3.4.5預(yù)算控制
預(yù)算控制是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程通過(guò)預(yù)算的方式進(jìn)行分析、控制和管理的方法,通過(guò)全面預(yù)算,將企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)細(xì)化分解為各預(yù)算執(zhí)行單位的具體工作目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃。通過(guò)預(yù)算的編制和檢查預(yù)算的執(zhí)行情況,可以比較、分析內(nèi)部各單位未完成預(yù)算的原因,并對(duì)未完成預(yù)算的不良后果采取改進(jìn)措施。資金預(yù)算是圍繞企業(yè)運(yùn)營(yíng)對(duì)資金需求計(jì)劃、收入來(lái)源及金額、使用去向及金額所作的分析和預(yù)測(cè)管理,通過(guò)資金預(yù)算,不僅可以從資金的收支節(jié)余的效率進(jìn)行比對(duì)分析,還可以從預(yù)算支出與實(shí)際支出進(jìn)行比對(duì)分析,從差異中分析產(chǎn)生的原因,從而發(fā)現(xiàn)不良后果,及時(shí)采取控制和改進(jìn)措施。
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作者:成純 單位:江蘇省物聯(lián)再生資源利用產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司
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